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Welche Unterlagen dürfen vernichtet werden?

Sie möchten Platz schaffen für Ihre neuen Unterlagen und fragen sich jetzt, wie lange Sie Ihre Buchhaltungsbelege aufbewahren müssen?

Grundsätzlich beträgt die Frist sieben Jahre, nach dem FinStRG zehn Jahre. Wir empfehlen deshalb, alle Unterlagen mindestens zehn Jahre aufzubewahren.

Die Tabelle zeigt einige ausgewählte Aufbewahrungsfristen.

  Aufbewahrungsfristen
Buchhaltungsunterlagen 7 Jahre
Belege 7 Jahre
Aufstellung der Einnahmen/Ausgaben 7 Jahre
Geschäftspapiere und sonstige Aufzeichnungen 7 Jahre
Unterlagen, die bestimmte Grundstücke betreffen 22 Jahre
zu einem anhängigen Berufungsverfahren, gerichtlichen oder behördlichen Verfahren gehörende Unterlagen Solange das Verfahren dauert

Die Aufbewahrungsfrist beginnt immer mit Beginn des Kalenderjahres zu laufen, das dem Jahr folgt, in dem zuletzt Eintragungen gemacht worden sind. Weicht ein Wirtschaftsjahr vom Kalenderjahr ab, so beginnt die Frist mit Ende jenes Kalenderjahres zu laufen, in dem das Wirtschaftsjahr endet.

Tipp: Eine elektronische Archivierung ist möglich – eine ständige Wiedergabe im Aufbewahrungszeitraum muss allerdings gewährleistet sein!

Beispiel 1: Eine mit 3.2.2015 datierte Rechnung muss bis zum 31.12.2022 aufbewahrt werden (wenn die Aufbewahrungsfrist sieben Jahre beträgt; gilt nicht für Grundstücke, bei denen gegebenenfalls eine Vorsteuerberichtigung gemacht werden muss).

Beispiel 2: Wirtschaftsjahr vom 1.2.2015 bis 31.1.2016: Ist die Rechnung mit 3.2.2015 ausgestellt, muss sie bis zum 31.12.2023 archiviert werden.

Beim Kauf eines Grundstücks im Privatvermögen sollten alle Unterlagen, die mit dem Kauf in Zusammenhang stehen, aufbewahrt werden (wie z.B. Kaufvertrag, Belege über Anwalts-/Notarkosten). So können bei einem späteren Verkauf die tatsächlichen Anschaffungskosten bei der Berechnung des Veräußerungsgewinns angesetzt werden.

Stand: 25. Februar 2015