Ob Jahresplanung im Tagungshotel, Strategie-Workshop in Tirol oder mehrtägiges Teambuilding im Ausland – Offsites sind aus der modernen Arbeitswelt nicht mehr wegzudenken. Steuerlich sind sie attraktiv, denn die Kosten lassen sich in vielen Fällen vollständig als Betriebsausgabe absetzen. Damit das auch tatsächlich gelingt, muss jedoch einiges beachtet werden – sowohl auf Unternehmens- als auch auf Mitarbeiterseite.

Zwei Perspektiven,die man auseinanderhalten muss

Bei der steuerlichen Behandlung eines Offsites sind zwei getrennte Fragen zu beantworten:

1. Unternehmensseite: Kann das Unternehmen die Kosten als Betriebsausgabe absetzen?
2. Mitarbeiterseite: Entsteht für die teilnehmenden Mitarbeiter:innenein steuerpflichtiger geldwerter Vorteil (Sachbezug)?

Beide Fragen hängen eng zusammen, werden jedoch nach unterschiedlichen Kriterien beurteilt.

Betriebsausgabenabzug: Der betriebliche Zweck muss im Vordergrund stehen

Ein Offsite ist kein„Luxus-Ausflug", sondern verfolgt einen klaren betrieblichen Zweck – etwa Jahresplanung, Weiterbildung, Innovationsworkshops oder die Stärkung der Zusammenarbeit im Team. Solange dieser Zweck im Vordergrund steht, sind die Kosten in der Regel vollständig als Betriebsausgabe abzugsfähig.

Dazu zählen typischerweise:

• An- und Abreise (Bahn, Flug, Mietwagen, Kilometergeld)
• Übernachtung im Tagungshotel oder Ferienhaus
• Verpflegung und Catering während der Veranstaltung
• Honorare für Trainer:innen, Coaches oder Moderation
• Räumlichkeiten, Ausstattung, Eintrittsgelder für Workshop-Elemente

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Anerkennung durch das Finanzamt

Je besser der betriebliche Zweck dokumentiert ist, desto leichter lassen sich die Kosten geltend machen. Eine klare Agenda, eine Teilnehmerliste und ordentliche Rechnungen sind dabei unverzichtbar. Reine Freizeitprogramme ohne erkennbaren Bezug zum Teamgeist oder zur Zusammenarbeit – wie Luxusreisen, reine Wellness-Aufenthalte oder private Verlängerungstage einzelner Mitarbeiter:innen – sind hingegen nicht abzugsfähig und sollten sauber von den betrieblichen Kosten getrennt werden.

Der 365-Euro-Freibetrag auf Mitarbeiterseite

Für Mitarbeiter:innen sind geldwerte Vorteile aus der Teilnahme an Betriebsveranstaltungen bis zu 365 Euro pro Kalenderjahr und Person steuer- und sozialversicherungsfrei. Das gilt klassischerweise für Betriebsausflüge, Weihnachtsfeiern und ähnliche Veranstaltungen, die dem Teamgeist und der Mitarbeiterbindung dienen. Wird dieser Betrag überschritten, ist der übersteigende Teil grundsätzlich als Sachbezug zu versteuern.

Eine wichtige Entwicklung aus der Rechtsprechung

Das Bundesfinanzgerichthat sich Ende 2024 mit der Frage befasst, wie bei mehrtägigen Firmenevents (in diesem Fall Betriebsausflüge nach Rom, Nizza, Berlin und Athen) der geldwerte Vorteil zu berechnen ist. Die Finanzbehörde wollte dabei die Gesamtkosten der Reise heranziehen. Das BFG entschied jedoch, dass bei Veranstaltungen im überwiegend eigenbetrieblichen Interesse des Arbeitgebers – etwa wegen des Teambuilding-Charakters – nur die unmittelbar konsumierten Vorteile (im Wesentlichen die Verpflegung) für die 365-Euro-Grenze relevant sind, nicht die allgemeinen Reise- und Organisationskosten. Auch mehrtägige Veranstaltungen können demnach im überwiegenden Interesse des Arbeitgebers liegen. Zu dieser Frage ist allerdings eine Amtsrevision beim Verwaltungsgerichtshof anhängig – eine endgültige höchstrichterliche Klärung steht noch aus. Bis dahin lohnt sich in Zweifelsfällen eine Rücksprache mit uns.

Sonderfall: Offsite im Ausland

Findet das Offsite außerhalb Österreichs statt, kommen zusätzliche Themen ins Spiel, die auch bei Workation relevant sind:

• ‍183-Tage-Regel: Bleibt der Auslandsaufenthalt kurz (deutlich unter 183 Tagen im Kalenderjahr) und wird das Gehalt weiterhin vom österreichischen Arbeitgeber getragen, entsteht in der Regel keine Einkommensteuerpflicht im Zielland. Bei einem mehrtägigen Offsite ist das üblicherweise unproblematisch.‍
• ‍Betriebsstätten-Risiko: Theoretisch kann eine (regelmäßige) geschäftliche Tätigkeit im Ausland eine Betriebsstätte des Unternehmens begründen – das betrifft vor allem Fälle, in denen tatsächlich geschäftliche Aktivitäten wie Vertragsabschlüsse vor Ort stattfinden, weniger ein reines Teambuilding-Event. Bei Geschäftsführer:innen oder Personen mit Vertretungsmacht ist hier besondere Vorsicht geboten.‍
• Sozialversicherung: Innerhalb der EU bleibt die österreichische Sozialversicherung bei kurzfristigen Auslandsaufenthalten in der Regel bestehen. Für Nachweiszwecke ist eine A1-Bescheinigung sinnvoll bzw. bei entsendungsähnlichen Sachverhalten erforderlich.‍
• Kommunalsteuer sowie Dienstgeberbeiträge und Zuschläge bleiben bei kurzfristigen Auslandsaufenthalten grundsätzlich in Österreich abzuführen, solange die Sozialversicherung in Österreich verbleibt.

Für ein einmaliges, mehrtägiges Offsite ist das Risiko in der Praxis überschaubar. Bei wiederkehrenden oder längeren Auslandsauf enthalten (zum Beispiel, wenn ein Team regelmäßig für mehrere Wochen ins Ausland reist) empfiehlt sich jedoch vorab eine Prüfung.

Praxis-Checkliste für Ihr nächstes Offsite

• ‍Agenda erstellen: Klare betriebliche Ziele (Planung, Weiterbildung, Teambuilding) schriftlich festhalten.‍
• Teilnehmerliste führen und alle Rechnungen sorgfältig sammeln.‍
• Freizeitprogramm mit Bezug zum Teamgeist gestalten – reine Vergnügungsprogramme sauber trennen.‍
• 365-Euro-Grenze im Blick behalten, insbesondere wenn zusätzlich Weihnachtsfeier oder Betriebsausflug im selben Jahr stattfinden.‍
• Bei Auslandsaufenthalten: Dauer, Sozialversicherungs-Absicherung (A1-Bescheinigung) und mögliches Betriebsstätten-Risiko vorab klären.

Ein gut geplantes Offsite stärkt nicht nur den Teamgeist, sondern kann bei richtiger Dokumentation auch steuerlich vollständig anerkannt werden. Sprechen Sie uns gerne an, bevor Sie Ihr nächstes Offsite oder eine Workation für Ihr Team planen – so lassen sich böse Überraschungen im Vorfeld vermeiden.